Wat kan ik hier?
Het belplan van binnenkomende gesprekken op een nummer beheren. Je geeft hier dus aan wat er moet gebeuren op het moment dat jouw nummer wordt gebeld. Je kan gemakkelijk stappen toevoegen of verwijderen. Het belplan heeft een weergavemodus en een bewerkingsmodus. Als je het belplan wilt wijzigen, klik dan op belplan wijzigen. In deze weergave kan je wijzigen doorvoeren en zijn deze pas actief wanneer je op opslaan klikt. Heb je iets verkeerd gedaan en wil je weer terug naar het orginele belplan, klik dan op annuleren. Je kan kiezen voor het aanmaken van een belplan-extensie of een belplan.
Voorbeeld belplan
Velden
Klik voor het aanmaken van een belplan op belplan toevoegen. Vervolgens geef je het telefoonnummer op waarvoor je een belplan wilt aanmaken. Dit doe je in het format Landcode, Regio (zonder voorloop 0) en Nummer. Het Nederlandse nummer wordt dus +3150.... Bovenaan staan de ook suggesties van telefoonnummer waaruit je een keuze kunt maken. Klik op Sla op & ga naar belplan om het belplan te maken.
Hierbij kan je een diverse stappen toevoegen. Selecteer eerst de module die je wilt instellen, zoals openingstijden, keuzemenu of Belgroep. Vervolgens selecteer je de juiste soort module die je eerder hebt aangemaakt. Staat een Gebruiker, VoIP account of Belgroep ingesteld dan kan je ook de rinkeltijd instellen. Klik vervolgens op Bevestigen. Als alles goed is ingesteld, klik dan op opslaan en is het telefoonnummer bereikbaar.
Belplansjablonen / extensies aanmaken
Wat zijn belplanextensies?
Belplanextensies zijn belplannen zonder dat deze al aan een telefoonnummer gekoppeld zijn. Dit is zeer handig wanneer je meerdere of langere belplannen moet maken in het geval van uitgebreide belplannen. Daarnaast kun je eenvoudig switchen tussen verschillende belplannen. Het verdere systeem is geheel gelijk aan het maken van een Belplan. Let op: Wanneer een telefoonnummer in een belplan naar een extensie wordt gerouteerd worden de gespreksstatistieken hiervan niet bijgehouden, maar deze worden eruit gefilterd. Dit kan een vertekend beeld geven.
Velden
In het eerste veld vul je een driecijferig nummer in. Let erop dat dit nummer niet gelijk is aan de nummerreeks van een andere categorie. Kies er bijvoorbeeld voor om alle belplanextensies cijfers in de 800-reeks te geven. Bij beschrijving kun je bijvoorbeeld aangeven: Standaard belplan voor Bedrijfsnaam. Bij 'Kopieer belplan van' kun je ervoor kiezen om meteen een belplan over te nemen van een reeds bestaand belplan dat gekoppeld is aan een nummer.
Gebruiken
Gebruik het aangemaakte Belplanextensie door naar Belplan te gaan in het dashboard en daar in een stap te kiezen voor het aangemaakte Belplanextensie.
Bijzondere werking
Fases
Bijzonder aan het toevoegen van een Belplan is dat dit in fases gebeurt. Bij stap 1 selecteer je het nummer, bij stap 2 geef je aan hoe de route van een inkomend gesprek zal verlopen.
Wildcards
Je kunt wildcards gebruiken. Dit gebruik je als je bijvoorbeeld voor 10 nummers hetzelfde belplan wilt aanmaken. De wildcard is een x. Voorbeeld: 050-123456x zorgt ervoor dat het nummerblok 050-1234560 t/m 050-1234569 hetzelfde belplan heeft.
Mocht je een uitzondering willen maken, dan kun je deze gewoon los toevoegen. Individuele belplannen van nummers overschrijven grotere belplannen. Het kleinste blok (wat dus ook 1 kan zijn) is altijd leidend voor het belplan.
Tips
Tijdelijke omleiding
Het is mogelijk om direct alle belplannen tijdelijk te laten routeren naar een voicemail. Dit kan handig zijn als de klant direct telefonisch niet bereikbaar wil of kan zijn. De tijdelijke omleiding kan worden ingesteld in het dashboard van de klant en in de Vialer App. Kijk ook op Tijdelijke_omleiding
Beltijd
De maximale wachttijd voordat een beller de verbinding verbreekt is over het algemeen minder dan 30 seconden. Houd hier rekening mee bij het opzetten van het belplan. Zorg ervoor dat deze uit maximaal 3 stappen bestaat.
Feestdagen en Openingstijden
Om de feestdagen in het belplan te verwerken dien je gebruik te maken van de module openingstijden. Ons advies is om twee tijdsgroepen openingstijden te gebruiken: één tijdsgroep voor de feestdagen en de andere tijdsgroep voor het bepalen van de openingstijden. We adviseren de tijdsgroepen openingstijden altijd als eerste in het belplan te configureren en ga dan verder.
Vast/Mobiel
Het schakelen naar een externe locatie heeft een opzettijd. Naar mobiel is deze ongeveer 5 seconden en naar een vast nummer ongeveer 2 seconden. Houd hier rekening mee in het Belplan.
Gebruik van meldingen
Wil je dat een gebruiker langer wacht maak dan gebruik van melding.
VoIP-accounts en trunks
Als een VoIP trunk niet bereikbaar is, of een VoIP-account niet bereikbaar is of op DnD (Do Not Disturb) staat, schakelt hij automatisch door naar de volgende stap. Wanneer het account in een Belgroep zit dan gaan de overige toestellen gewoon over.