Mobiele app

Informatie over de Mobiele app

Met de mobiele app van ben je zakelijk bereikbaar op je mobiele telefoon. De App biedt de mogelijkheid om zakelijk uit te bellen met je mobiele telefoon, waarbij het vaste telefoonnummer wordt meegestuurd en je mobiele nummer privé blijft. Het downloaden van deze versie, voorzien van de nieuwste technieken en processen, gaat via het reguliere update proces. De Mobiele App is continu in ontwikkeling, zo hebben we eerder de call through techniek vervangen en is in 2023 in beschikbaarheid van collega's toegevoegd.

Starten met de Mobiele App

De App is beschikbaar voor Android- en iOS-toestellen en is gratis te downloaden via Google Play en de App Store. Om via de App bereikbaar te zijn, zijn een VoIP account in het Maatwerk pakket en een Gebruikers in het Compleet pakket noodzakelijk. Na het aanmaken van een VoIP account / Gebruiker kan onder de telefonie instellingen van de Gebruiker worden aangegeven dat deze ook bereikbaar wil zijn op zijn app account. Vervolgens kan de gebruiker zelf aangegeven op welk account hij of zij daadwerkelijk bereikbaar is. Dat kan dus een vast toestel, de webphone, de App of een doorschakeling naar het mobiele telefoonnummer zijn. De bereikbaarheid kan de gebruiker zelf wijzigen in de portal of gemakkelijk via de Vialer Plugin of Vialer App.

Let op dat de gebruiker wel wordt opgenomen in het belplan of in de belgroep van een belplan. Zet in de belgroep altijd gespreksbevestiging aan als gebruik wordt gemaakt van gebruikers. Na deze instellingen kan de gebruiker de app downloaden, inloggen en gesprekken voeren.

Zet onder de instellingen van de Mobiele app “schakel VoIP in” aan. Zet vervolgens de bereikbaarheid van de gebruiker op het app account. Wanneer nu het telefoonnummer wordt gebeld waar het belplan en de gebruiker op zijn ingesteld, komt het gesprek binnen op de Mobiele app.

Bereikbaarheid

Nadat je de App hebt ingesteld kan je onder het profiel aangeven wat de status is van jouw Gebruiker. Je kan kiezen uit beschikbaar, beschikbaar enkel voor collega's, niet storen en offline en vervolgens geef je aan op welk device je beschikbaar bent. In de contacten kan je zien welk collega's allemaal bereikbaar zijn en bel je altijd uit met je interne nummer ongeacht op welk device je bereikbaar staat ingesteld.

Call through techniek

In de App wordt gebruik gemaakt van de call through techniek in plaats van de twee-staps gesprekken techniek die eerder werd toegepast. Als er geen internetverbinding beschikbaar is, dan kan gebruik worden gemaakt van deze call through techniek. Voor een uitgaand gesprek wordt eerst een gesprek opgezet vanuit de eigen mobiele telefoon (en dus je mobiele provider) naar de hosted omgeving en vervolgens naar het gekozen contact. Op deze manier wordt alsnog het zakelijke nummer meegestuurd in plaats van het mobiele nummer. Let op! Houd er rekening mee dat de eerste lijn die wordt opgezet via je mobiele abonnement loopt en dat hier kosten aan verbonden zijn (data vanuit de bundel of pre-paid tegoed)

De gesprekkenlijst

Voor de gesprekkenlijst maken we gebruik van de API welke ook voor de Webphone wordt gebruikt. Met deze API ziet dat de ingelogde Gebruiker alleen de eigen gesprekken in de recente gesprekkenlijst. Zit de Gebruiker in een belgroep en het gesprek wordt door iemand anders beantwoord, dan ziet de Gebruiker deze gesprekken wel. Wil de Gebruiker ook de gesprekken van de gehele organisatie zien dan kan onder de instellingen een tabblad voor alle oproepen geactiveerd worden. Op deze manier kan de Gebruiker zelf kiezen of alleen persoonlijke gesprekken zijn te zien of alle gesprekken van de organisatie. Het is wel van belang dat de Gebruiker de rechtengroep gespreksdetails toegekend heeft gekregen.

Wijzigen uitgaand nummer

Bij elke uitgaand gesprek wordt gevraagd met welk telefoonnummer je wilt uitbellen. Als je hebt aangegeven dat je dit niet elke keer wilt aangeven en later toch het uitgaande nummer wilt wijzigen dan kan dit in de de instellingen. Door middel van het potloodje wordt een drop down getoond met alle telefoonnummers van de klant inclusief de mogelijkheid om anoniem te bellen.

Collega status

In het tabblad Contacten kan de Gebruiker kiezen tussen contacten uit de eigen mobiele telefoon of uit collega's die met een direct intern nummer worden getoond. Handig voor als je direct een collega nodig hebt of een gesprek moet doorverbonden. Er wordt direct naar collega gebeld en verbindt het platform je direct met het device waarop de collega bereikt is. Daarnaast zie je direct of een persoon bereikbaar is of niet. De collega status is als volgt opgebouwd, namelijk groen als de collega ingelogd en bereikbaar is, oranje voor niet storen en rood voor in gesprek. Is de collega niet ingelogd en dus offline, dan blijft de status donker grijs. Met deze weergave zorgen we voor een duidelijk beeld in de bereikbaarheid van collega’s met als gevolg dat klanten sneller en beter geholpen kunnen worden.

Contacten

In het tabblad contacten vind je drie mogelijkhenden, namelijk de contacten uit de eigen telefoon, gedeelde contacten in de organisatie en collega's inclusief geselecteerde status. In zowel de Webphone als de App kan je contacten toevoegen welke voor de gehele organisatie zichtbaar zijn. Op deze manier kan je werken een gedeeld contactenboek voor de organisatie. In de recente gesprekkenlijst staan ook de namen van gedeelde contacten. Voor iOS is het wel noodzakelijk om onder de Telefooninstellingen blokkeer en identificeer bellers in te schakelen.

Intern nummer

In de compleet omgeving en nieuwe Maatwerk klanten bellen Gebruikers intern met hun Gebruikers nummer. Dat is vooral handig omdat tussen de drie bestemmingen wordt gewisseld. Maatwerk klanten voor 2024 bellen Gebruikers uit met het VoIP account nummer van het geselecteerde account. Dit kan gewijzigd worden onder account en instellingen om ervoor te zorgen dat Gebruikers uitbellen met het Gebruikers nummer.

Verbinding

Om gebruik te maken van de Mobiele App is een stabiele internetverbinding vereist en kunnen audio problemen duiden op een onstabiele verbinding. Door het meten van de kwaliteit van de gesprekken kunnen we zien wanneer er een onstabiele verbinding is. We laten dan een melding zien om je hiervan op de hoogte te brengen. Maak je gebruik van wifi, zet dan wifi uit en probeer het nogmaals op 4 of 5G of probeer het nogmaals op een locatie (zoals buiten het kantoor). Daarnaast check je uiteraard of je gebruik maakt van de laatste versie.

Blijven problemen bestaan dan ontvangen we graag voorbeeldgesprekken met bijbehorende Remote Logging. Heeft de Gebruiker helemaal geen internetverbinding dan wordt een call through gesprek opgezet. Er wordt dan vanaf de mobiele provider een gesprek opgezet naar het telefonie platform en vanaf daar naar het gebelde nummer. In deze situatie heeft de gebruiker te maken met kosten vanaf zijn mobiele provider. Dit kan uiteraard ook van zijn belbundel zijn

Tijdelijke omleiding

Ook de tijdelijke omleiding is in de Mobiele App in op te zetten. Onder Profiel en dan je klantnaam kan je kiezen om alle inkomende oproepen van de organisatie door te zetten naar een voicemail en stel je een einddatum en tijdstip in. Klik vervolgens op omleiding starten. Wil je toch eerder stoppen met de omleiding dan kan je deze handmatig stoppen.

Openeningstijden basis

Wil je snel via de App de openingstijden aanpassen dan kan dat via de App. Alleen als de module openingstijden basis al is geactiveerd kan je deze wijziging doorvoeren

Veelgestelde vragen

Voor alle problemen en vragen over Mobiele app geldt dat de laatste versie het beste werkt. We raden altijd aan om de laatst mogelijke software te downloaden en het toestel opnieuw op te starten. Het verwijderen en opnieuw installeren van Mobiele app kan ook een mogelijkheid zijn om problemen op te lossen.

Er komen via de App geen gesprekken binnen

• Bij instellingen moet 'schakel VoIP in' aan staan. Staat de beschikbaarheid juist en is aangegeven dat de gebruiker op de Mobiele App beschikbaar is? Check dan nogmaals de instellingen in de portal en de internet verbinding.

Over welke poort komen de gesprekken binnen

• Alle gesprekken via de App zijn versleuteld en wordt via poort 5061 gerouteerd.

Ik heb een slechte verbinding

• De App heeft een stabiele 4G of Wifi verbinding nodig. Bij instabiele verbindingen kan het gesprek wegvallen of niet aankomen. Probeer het nogmaals via 4/5G als je gebruik maakt van een wifi netwerk of probeer het nogmaals vanaf een andere locatie of buiten het kantoorpand. Zorg daarnaast bij inkomende gesprekken altijd voor een backup van bijvoorbeeld een mobiele doorschakeling. Dit kan met een stap in het belplan waar een mobiel nummer in staat.

Ik wil graag uitbellen vanuit mijn eigen telefoonboek

• Dat kan vooralsnog alleen via iOS en is nog niet beschikbaar voor Android. Er is wel de mogelijkheid om via T9 search een contact op te zoeken. Bijvoorbeeld: Jansen begin je met 5267

Ik wil alle gesprekken van de organisatie zien

• Dat is mogelijk. Onder instellingen kan je alle gesprekken bekijken. Staat deze niet ingeschakeld dan zie je alleen de gesprekken van de Gebruiker.

Mijn app gaat niet over

• Het kan zijn dat de app niet reageert op een gesprek wat binnenkomt. Vaak is dit terug te leiden aan een toestel wat niet op tijd reageert. Meest voorkomende problemen betreffen: Batterij-spaar modus, gebruik van Wi-Fi of een zwakke verbinding.

Waar kan ik zien welke versie de gebruiker heeft geïnstalleerd

• Onder VoIP-accounts in de portal is te zien welk account is gekoppeld aan welke gebruiker. Hier valt ook af te lezen welke versie de gebruiker heeft geïnstalleerd.

Mijn probleem staat hier niet bij

• Bij de instellingen kan ‘remote logging’ worden aangezet en wordt een unieke code verstrekt. Met deze code kan het mogelijke probleem sneller gevonden worden. Let op: als het probleem zich heeft voorgedaan voordat de remote logging is aangezet kan het probleem niet getraceerd worden.