Webphone

Wat kan ik hier?

De webphone is de uitkomst als het gaat om flexibel werken. Met de webphone werk je waar en wanneer je wilt, én neem je de voordelen van een vast bureautoestel met je mee. Op deze pagina lees je wat de mogelijkheden zijn van de webphone.

Aan de slag

Elke gebruiker van ons platform kan de webphone gratis gebruiken. De webphone kan zonder te downloaden direct in gebruik worden genomen. Om te bellen met de webphone heb je het volgende nodig:

• Een Gebruikersaccount
• Een laptop of desktop met ondersteunde browser
• Een headset of koptelefoon met een microfoon
• Een stabiele internetverbinding

Voor het gebruik van de webphone is een Gebruiker noodzakelijk om te kunnen inloggen, net als een apart VoIP-account om te kunnen bellen. Daarnaast heb je een laptop of desktop met een ondersteunde browser nodig. Voor de audio van de webphone kun je daarnaast ook de speakers en microfoon van je laptop gebruiken. Latency en dus een stabiele internetverbinding is belangrijk voor de kwaliteit van VoIP bellen en daarom is bekabeld internet beter dan WiFi.

Goed om te weten

De huidige versie van de webphone heeft enkele voorwaarden:

1. Alle instellingen worden alleen op jouw apparaat bewaard en niet met andere apparaten gesynchroniseerd. Wanneer je bepaalde onderdelen in de browser wist of reset, gaan de instellingen mogelijk verloren.
2. Je kunt op één webphone tegelijk ingelogd zijn. Het openen van een tweede webphone, op hetzelfde apparaat of op een ander apparaat, zal leiden tot verbindingsproblemen en er komen dan mogelijk geen oproepen binnen.
3. De webphone werkt in de meeste gevallen niet op de mobiele variant van de browser. Ook al is de Chrome browser beschikbaar op je smartphone, deze versie is wezenlijk anders dan die je op je laptop of desktop gebruikt.
4. Je dient altijd het venster van de webphone open te hebben. Wanneer je het venster of het tabblad met daarin de webphone sluit, ben je niet meer via de webphone bereikbaar.

 

Instellingen

VoIP-account koppelen

Er zijn twee manieren waarop de webphone geconfigureerd kan worden:

• De gebruiker kan zelf tijdens de setup van de webphone in de browser het juiste VoIP-account selecteren.
• Vooraf instellen kan ook: onder de telefonie-instellingen van de gebruiker kun je onder webphone account het juiste VoIP-account selecteren.

Beide manieren vereisen dat een ongebruikt VoIP-account beschikbaar is. Als je een bestaand VoIP-account wilt gebruiken, let er dan goed op dat dit account niet al geregistreerd is. De meeste telefoons zullen een deregistratie sturen wanneer je een account uit een telefoon verwijdert. Mocht dit niet gebeuren, dan dien je te wachten tot de registratie verloopt.

Setup van de webphone

Bij de eerste keer inloggen, worden een aantal voorkeuren gevraagd om de webphone in te stellen. Allereerst dien je het VoIP-account te selecteren dat je voor de webphone wilt gebruiken. Daarna wordt gevraagd om twee permissies te geven, namelijk voor de microfoon en voor het sturen van notificaties.

Microfoon

Deze permissie is noodzakelijk om te kunnen praten tijdens het bellen. Daarnaast geeft deze permissie ons de mogelijkheid om verschillende audio apparaten te kunnen instellen en testen. Wil je ook kunnen opnemen of een gesprek beëindigen met de headset, kijk dan op de pagina HeadsetWebphone

Call Control

Onder de instellingen kan bij microfoon call control worden ingeschakeld. Op deze manier kan de Gebruiker gesprekken opnemen en beëindigen met de headset. Dit werkt voor de meest gangbare merken, zoals EPOS, Jabra, Yealink en Plantronics.

Notificaties

We gebruiken notificaties om te melden dat er een oproep binnenkomt. Daarnaast gebruiken we notificaties om je op de hoogte te brengen van eventuele netwerkproblemen waardoor je onbereikbaar bent geworden.

Testgesprek

Om de audio en instelling te checken kan je via #321 een testgesprek opzetten. Audio wordt opgenomen en afgespeeld. Op deze manier weet je of de microfoon en headset naar behoren werkt.

Wanneer de permissies zijn gegeven, kun je de audio apparatuur instellen en testen. Dit was de laatste stap van de setup, je kunt nu beginnen met bellen!

Functionaliteiten

Nu je de webphone juist hebt ingesteld, ben je bereikbaar via de webphone. Uiteraard horen daar diverse functionaliteiten bij, zoals je die ook hebt op een vast bureautoestel.

Bereikbaarheid

De bereikbaarheid kan je snel en gemakkelijk bovenin bij de weergave van je Gebruiker aanpassen. Door op de Gebruiker te klikken kan je kiezen tussen beschikbaar, beschikbaar enkel voor collega's, niet storen en offline. Ben je beschikbaar dan kan je direct het juiste device selecteren waarop je bereikbaar bent. De status die je kiest is direct voor collega's zichtbaar in zowel de Webphone als de App.

Inkomende oproepen

Voor elke inkomende oproep wordt een notificatie gestuurd. Je kunt het gesprek direct opnemen of afwijzen. Wordt de oproep door iemand anders uit een belgroep opgenomen, dan wordt dit ook getoond.

Uitgaand bellen

Om een uitgaand nummer te bellen, kun je rechts op de Toetsen knop klikken en een nummer invoeren. Ook kun je snel een nummer knippen en plakken en dat nummer bellen. De klik-en-bel browserplugin is uiteraard ook te gebruiken in combinatie met de webphone. Onder instellingen kan worden geselecteerd met welke nummer je wilt uitbellen en kan je kiezen uit alle telefoonnummers die vallen onder de klant.

Intern nummer

In de compleet omgeving bellen Gebruikers intern met hun Gebruikers nummer. Dat is vooral handig omdat tussen de drie bestemmingen wordt gewisseld. In Maatwerk bellen Gebruikers uit met het VoIP account nummer van het geselecteerde account. Dit kan gewijzigd worden onder account en instellingen om ervoor te zorgen dat Gebruikers uitbellen met het Gebruikers nummer.

Contacten

De tab contacten laat alle collega’s en hun status zien en kan je direct een lijst met favorieten aanmaken. Via de instellingen kan je de filter activeren om alleen collega's te zien die online zijn. Het is ook mogelijk om contacten in te voeren en zijn deze contacten voor iedereen binnen de organisatie zichtbaar en zijn deze contacten ook zichtbaar in de App. Ook kun je gesprekken gemakkelijk doorverbinden, zowel blind als attended, door een collega of contact uit de lijst te selecteren.

Collega status

Op Gebruikersniveau wordt de status van de collega getoond. Is er geen eindbestemming ingesteld en is de collega dus offline dan is de status donker grijs. Is er wel een eindbestemming geselecteerd dan is de status groen en online. Is de collega in gesprek dan is de status rood en bij DND is de status oranje. Rinkelt de bestemming van de collega, dan zie je een rinkelende rode status.

Is de VoIP account niet gekoppeld aan een gebruiker, bijvoorbeeld een intercom of receptietoestel, dan wordt deze onder accounts los weergegeven. Daarin zijn twee statussen mogelijk, namelijk groen voor geregistreerd en grijs voor niet geregistreerd.

Recent

De bel-historie van alle gesprekken is terug te vinden onder de tab Recent. Je kunt hier tevens filteren op gemiste gesprekken.

Wachtrijen

Maak je gebruik van een wachtrij, dan vind je deze onder de tab Wachtrijen. Het is ook mogelijk om het aantal wachtenden te tonen in de menubalk links. Klik op het oogje om de wachtrij van jouw keuze zichtbaar te maken in het menu.

Tijdelijke omleiding

Naast de app kan onder de instellingen van de webphone de functie Tijdelijke omleiding geactiveerd worden. Als de gebruiker de juiste rechten heeft, dan kunnen alle inkomende gesprekken van de organisatie naar een voicemail gerouteerd worden. De einddatum en tijd van de Tijdelijke omleiding kwordt ingesteld, maar er kan ook handmatig worden gestopt. Als de Tijdelijke omleiding actief is, zien alle andere gebruikers van de webphone ook dat de omleiding actief is (let op: hier zit een kleine vertraging in voordat de statusmelding van de tijdelijke omleiding zichtbaar is voor de overige gebruikers)

 

Encryptie

De gesprekken die worden gevoerd met de webphone zijn standaard versleuteld. Dit is zeker relevant wanneer je op een openbaar netwerk werkzaam bent.

Ondersteunde browsers

De webphone wordt door de volgende webbrowsers ondersteund:

1. Google Chrome (volledig)
2. Microsoft Edge (gedeeltelijk)
3. Firefox (gedeeltelijk)

Edge pop-up

We hebben te horen gekregen dat de pop-up bij sommigen niet meer werkt. Dit kan te maken hebben met de concentratie assistent die actief is. Ook hebben we te horen gekregen dat de accepteer-knop in de pop-up niet goed werkt. Er wordt dan een nieuwe pagina geopend die een foutmelding geeft dat de pagina niet gevonden kan worden door een DNS probleem. We hebben geen idee waardoor dit komt. We hebben het niet kunnen reproduceren waardoor het niet mogelijk is hier onderzoek naar te doen.

Firefox beperkingen

Het instellen van verschillende audio apparaten werkt niet in Firefox, tenzij een bepaalde vlag in de configuratie van Firefox wordt aangezet. Dit kun je doen door “about:config” in je zoekbalk te typen. Hierna ontvang je een waarschuwing, wanneer je doorgaat kun je zoeken op “setsinkid”. Er zou slechts 1 regel zichtbaar moeten worden met de naam “media.setsinkid.enabled”. Je kunt op deze regel dubbelklikken om de vlag aan te zetten. Het selecteren van een audio apparaat als headset werkt niet voor de audio van een gesprek. Helaas kan Firefox momenteel alleen de audio van een gesprek afspelen op het apparaat dat als standaard wordt aangegeven. Als je dit standaard apparaat aan wilt passen, zul je dit in je operating systeem moeten aanpassen.

Je kunt de Webphone niet als app installeren, waardoor je bereikbaarheidsproblemen kunt ervaren. Niet actieve tabbladen worden in een slaap stand gezet waardoor inkomende oproepen dan niet rinkelen.

Call Control is niet aanwezig. Dus je kunt geen gebruikmaken van de functies op je headset op oproepen aan te nemen, te beëindigingen, te muten of in de wacht te zetten.

Problemen oplossen

Te zacht geluid

Wanneer er sprake is van slechte audio, dan kan het microfoon-volume in je operating systeem te laag staan. Je kunt deze instellingen vaak vinden onder audio/geluid in je operating systeem.

Geen audio tijdens een gesprek

Als je geen audio hebt tijdens een gesprek maar wel tijdens het testen van het geluid in de instellingen, dan wordt de audio van het gesprek hoogstwaarschijnlijk door jouw netwerk geblokkeerd. Wegvallende verbinding Wanneer de webphone kort de connectie verliest door bijvoorbeeld een losgekoppelde internet kabel, dan wordt altijd automatisch geprobeerd de verbinding te herstellen.

Remote logging

Aan de hand van de optie “remote logging” kan op afstand worden achterhaald wat de oorzaak van een probleem is geweest. Deze logging staat standaard uitgeschakeld en dient te worden ingeschakeld. Daarna kunnen we gesprekken gaan analyseren. We ontvangen graag voorbeeldgesprekken om het probleem verder te onderzoeken.

Harde reset van de webphone

Wanneer de oorzaak niet gevonden kan worden, kan een reset een laatste middel zijn. Dit doe je door je cache, cookies en de browsergeschiedenis te wissen.
Voor Google Chrome kun je de volgende stappen volgen.

• Klik op de de puntjes in de rechter bovenhoek.
• Klik op 'App-informatie'.
• Klik op 'Site-instellingen'.
• Klik in het nieuwe venster op 'Gegevens wissen'
• Bevestig in de pop-up door op 'Wissen' te klikken.
• Sluit het 'Instellingen' tabblad, vernieuw de Webphone pagina (Ctrl+R, Cmd+R) en log opnieuw in.

Tot slot

In de changelog in de webphone worden alle updates en wijzigingen bijgehouden. Omdat de webphone een webapplicatie is, zijn updates direct beschikbaar in je browser en toepasbaar met één klik op de update-knop. Hierdoor heb je altijd de nieuwste features tot je beschikking.